Πυλώνας: 2. Ψηφιακή Μετάβαση
Άξονας: 2.2 Ψηφιακός μετασχηματισμός του κράτους
Δράση: 16778 - ΨΗΦΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ

Έργο: Subproject 3: «Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους»

Περιγραφή:

Το προτεινόμενο έργο αποσκοπεί στη ψηφιοποίηση, ανάπτυξη και διάθεση ολοκληρωμένων ψηφιακών συλλογών κρίσιμων διοικητικά, ιστορικά και πολιτιστικά, πρωτογενών αρχείων που διατηρούνται στην κεντρική και σε περιφερειακές υπηρεσίες των ΓΑΚ.
Το επιθυμητό αποτέλεσμα του έργου είναι η προώθηση της διοικητικής και κοινωνικής αποστολής των ΓΑΚ (ν. 4610/2019) η διευκόλυνση, με τη συμβολή των ΤΠΕ, στην καθημερινή ζωή του πολίτη, η απλούστευση των συναλλαγών των πολιτών με τα ΓΑΚ, η προώθηση των συνταγματικών δικαιωμάτων τους όσον αφορά στη πρόσβαση και χρήση των δημοσίων αρχείων και συνολικά η βελτίωση της ποιότητας ζωής τους.
Με το παρόν Έργο «Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους» επιδιώκεται :
• η διαφύλαξη και διηνεκή διατήρηση του αρχείων της ελληνικής δημόσιας διοίκησης και η άμεση προσβασιμότητά του από το διαδίκτυο, μέσω της επέκτασης της ψηφιοποίησήςτους,
• η πολλαπλασιαστική αξιοποίηση του αρχειακού υλικού δημιουργώντας προϋποθέσεις για τη μέγιστη δυνατή και ισότιμη χρήση και διάδοση του πολύτιμου αυτού υλικού, μέσω της ηλεκτρονικής του προσπέλασης,
• η δυνατότητα σύνδεσης και αξιοποίησης της ψηφιακής βάσης τεκμηρίων των ΓΑΚ με άλλα σχετικά εθνικά έργα που είναι σε εξέλιξη ή θα πραγματοποιηθούν στο μέλλον,
• η βελτίωση της ποιότητας και της αποδοτικότητας των υφιστάμενων υπηρεσιών,
• η διάχυση της γνώσης μέσω της χρήσης Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), όπως οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής διακυβέρνησης,
• η εξ’ αποστάσεως εξυπηρέτηση των πολιτών–χρηστών των ΓΑΚ, μέσω της απευθείας αναζήτησης και απόκτησης αντιγράφων τεκμηρίων.
Στο πλαίσιο του παρόντος Έργου περιλαμβάνονται οι ακόλουθες ενότητες εργασιών:
• Η Ψηφιοποίηση σημαντικών αρχειακών τεκμηρίων μεγέθους Α3/Α4/A2/A1/A0 (55.000.000 σελίδες περιεχομένου) από τις Συλλογές και τα αρχεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους, τεκμηρίωση (εισαγωγή μεταδεδομένων), ανάπτυξη θησαυρού όρων και ταξινόμηση – ηλεκτρονική αρχειοθέτηση του ψηφιακού – ψηφιοποιημένου υλικού.
• Ο Ανασχεδιασμός και απλούστευση των επιμέρους διαδικασιών των Γ.Α.Κ, η μοντελοποίηση και ο σχεδιασμός Επιχειρησιακού Μοντέλου που αφορά τις διαδικασίες προς απλούστευση.
• Η Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους με ανάπτυξη εφαρμογής για την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών για την υποστήριξη της απλούστευσης της διαδικασίας
• Στο ΟΠΣπεριλαμβάνεται σύστημα διαχείρισης εγγράφων και αρχείων (DMS/RMS) με δυνατότητα ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης, παρακολούθησης ροής εργασιών και ανάπτυξης θησαυρών καθιερωμένων όρων. Περαιτέρω το Σύστημα Διαχείρισης Ροών εργασίας θα υποστηρίζει και τις διοικητικές διαδικασίες των ΓΑΚ, με στόχο τη διευκόλυνση των στελεχών στην άσκηση των καθημερινών αρμοδιοτήτων τους και την αύξηση της παραγωγικότητάς τους.
• Η Δημιουργία διαδικτυακής πύλης, μέσω της οποίας θα παρέχονται στο κοινό ψηφιακές υπηρεσίες Πληροφόρησης, Αναζήτησης και Ανάκτησης Αρχείων – Υποβολής Αιτημάτων Διάθεσης.
• Η Προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου εξοπλισμού και λογισμικού.
• Λοιπές Υπηρεσίες (Μελέτη Καταγραφής Υφιστάμενης Κατάστασης, Μελέτη Ασφάλειας, Μελέτη Διαλειτουργικότητας με τρίτα συστήματα, Μελέτη Βιωσιμότητας και η Εκπαίδευση των στελεχών των Γ.Α.Κ, ενέργειες προβολής του έργου)
• Στο έργο θα συμμετέχουν τόσο η Κεντρική Υπηρεσία των ΓΑΚ όσο και μέρος των Περιφερειακών Τμημάτων των ΓΑΚ ( επιλεγμένα Τμήματα από το συνόλου των 57 υπηρεσιών) με πολύ σημαντικό αρχειακό υλικό.

Έναρξη έργου: 03/03/2023
Λήξη έργου: 31/12/2025

Γεωγραφική Περιοχή: Όλη η Ελλάδα

Φορέας Ευθύνης: ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΠΑΙΔΕΙΑΣ ΚΑΙ ΘΡΗΣΚΕΥΜΑΤΩΝ
Φορέας Υλοποίησης: ΚΟΙΝΩΝΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Μ.Α.Ε.

Προϋπολογισμός Ταμείου: 18.877.500 €

Συνολικός Προϋπολογισμός: 29.829.000 €

Απόφαση ένταξης: Απόφαση Ένταξης του Έργου «Subproject 3: «Ψηφιοποίηση και Ανάπτυξη Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος για τη διαχείριση, διατήρηση, διάθεση και ανάδειξη των αρχείων που φυλάσσονται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους»» (Κωδικός ΟΠΣ ΤΑ 5200297) στο Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας.